剛剛接手公司財(cái)務(wù)工作的時(shí)候，我就有個(gè)想法：把財(cái)務(wù)部門變成公司的數(shù)據(jù)中心。
因?yàn)槲野l(fā)現(xiàn)，財(cái)務(wù)部門匯集了幾乎公司內(nèi)外所有的數(shù)據(jù)：每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)只要涉及到錢的進(jìn)出，都會(huì)在財(cái)務(wù)賬上留下記錄。如果把這些數(shù)據(jù)匯總起來，就會(huì)比較清楚的知道公司整體的運(yùn)營(yíng)情況，因此就有了建立財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)庫(kù)的想法。
（1）數(shù)據(jù)庫(kù)工具
曾經(jīng)想過使用MySQL，但是跟技術(shù)部門溝通下來了解到，首先公司目前數(shù)據(jù)量不大，沒必要用這么高大上的工具；其次，也是最主要的，我不懂?dāng)?shù)據(jù)庫(kù)語(yǔ)言（非計(jì)算機(jī)專業(yè)，但非常想學(xué)），需要技術(shù)部門抽調(diào)人手幫我實(shí)施，但目前人手不夠。
所以現(xiàn)在用幾張Excel就能滿足我的需求。
（2）收集數(shù)據(jù)
這是建立數(shù)據(jù)庫(kù)的前提，最根本也是最基礎(chǔ)的工作。收集數(shù)據(jù)之前，要弄清楚“希望解決什么問題”，然后才能有針對(duì)性的收據(jù)數(shù)據(jù)。
最初我只有一個(gè)比較小的想法，我很想知道某些報(bào)銷費(fèi)用（比如差旅費(fèi)、車費(fèi)等等）是怎么產(chǎn)生的。一般來說，業(yè)務(wù)人員把報(bào)銷單提交到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)只要看到有領(lǐng)導(dǎo)簽字，那么這筆錢就給報(bào)掉，幾乎是不問原因的。有人說，領(lǐng)導(dǎo)都簽字了，難道還不給報(bào)銷？我的回答是，報(bào)銷是可以的，但是這筆費(fèi)用的來龍去脈要告訴我。比如差旅費(fèi)，什么時(shí)間，去了哪里，做了什么事情，有什么結(jié)果，什么交通工具，幾點(diǎn)的交通工具，住的什么酒店，什么時(shí)間住的等等，整個(gè)差旅的行蹤所有的事情都要一一記錄。
那么問題來了，第一，有的業(yè)務(wù)人員不會(huì)配合提供這么詳細(xì)的信息；第二，了解這么清楚做什么用？
當(dāng)時(shí)我只是一股腦的把數(shù)據(jù)收集全，追求完整的數(shù)據(jù)鏈，但是沒有想清楚怎么使用這些數(shù)據(jù)，即不知道“解決什么問題”，所以就覺得所有的數(shù)據(jù)都很重要，覺得數(shù)據(jù)越全越好。后來發(fā)現(xiàn)，有些數(shù)據(jù)可能是沒有用處的，我在表里面也刪掉一些不容易收集、作用也不大的字段。
這是我在收集數(shù)據(jù)這個(gè)過程中的經(jīng)歷，坑很多，提醒后人注意，不要像我這樣做了很多無(wú)用功。因此，收集數(shù)據(jù)之前，一定要想清楚“想要解決的問題是什么”，然后有針對(duì)性的收集數(shù)據(jù)。
（3）打標(biāo)簽、分類
數(shù)據(jù)在收集的同時(shí)，應(yīng)該劃分好類別，分別存儲(chǔ)。如果一開始不分類，后面查找就比較困難。
我是按照?qǐng)?bào)表中的科目名稱分類，一般就是損益表，比如收入、成本、費(fèi)用等。這是大類，在每個(gè)大類下面再劃分具體的字段，比如收入里面，再設(shè)置產(chǎn)品、價(jià)格、業(yè)務(wù)量、客戶、區(qū)域等。這就像一本存折，一個(gè)單獨(dú)的存折就是一個(gè)小型數(shù)據(jù)庫(kù)，存折里面的字段就是分類和存儲(chǔ)的依據(jù)。
打標(biāo)簽的意思是，對(duì)某些數(shù)據(jù)進(jìn)行備注。有的數(shù)據(jù)的發(fā)生可能是意外或者是某個(gè)特殊情況，那么這個(gè)數(shù)據(jù)就需要特別標(biāo)注。比如平常每個(gè)月的銷售額是500萬(wàn)，但是有一個(gè)月某一天的銷售額就達(dá)到200萬(wàn)，這就要把這個(gè)數(shù)據(jù)標(biāo)注，弄清楚是什么原因引起的，如果是特殊情況，那么以后做預(yù)算或分析的時(shí)候，應(yīng)該考慮是否把這樣的數(shù)據(jù)排除。
（4）建立數(shù)據(jù)分析模型
一說到模型，或許覺得高大上，其實(shí)在我看來無(wú)非就是幾張表而已。
數(shù)據(jù)分析模型，就是把以往的經(jīng)驗(yàn)、指令規(guī)則化，當(dāng)你輸入一個(gè)條件時(shí)，模型會(huì)自動(dòng)返回最合理的結(jié)果。
舉個(gè)例子，大家手機(jī)上都有地圖APP吧。這就是一個(gè)大的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用，當(dāng)你輸入起始點(diǎn)，同時(shí)加上“步行最少”的條件時(shí)，它會(huì)自動(dòng)返回一個(gè)滿足這個(gè)條件的路線。
我做的模型中，自己覺得還挺好用的是“簡(jiǎn)易業(yè)績(jī)預(yù)測(cè)模型”，我給它取了個(gè)名字叫“算盤”，因?yàn)楸容^簡(jiǎn)單，用來粗略預(yù)估每個(gè)月?lián)p益情況。這里的簡(jiǎn)單是說功能簡(jiǎn)單，但是這個(gè)模型在制作的時(shí)候可很不簡(jiǎn)單啊，花費(fèi)了好長(zhǎng)時(shí)間，要把所有的收入、成本、費(fèi)用要素設(shè)置好條件，達(dá)到這樣的效果：輸入每個(gè)月的業(yè)務(wù)量，自動(dòng)返回預(yù)計(jì)利潤(rùn)。這個(gè)模型給我們老板用，他可以用來設(shè)置每個(gè)月的業(yè)績(jī)指標(biāo)，看看是否能達(dá)到盈利要求。我會(huì)把需要手工輸入的地方用黃顏色標(biāo)注，然后告訴他，只需要填這些地方就行，剩下的系統(tǒng)自動(dòng)返回。這個(gè)模型最靈活的地方在于，當(dāng)這個(gè)月實(shí)際發(fā)生后，可以把實(shí)際的數(shù)據(jù)填進(jìn)去，生成實(shí)際的結(jié)果，同時(shí)又不影響未來的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)。
除此之外，做了預(yù)算稽核模型，取名叫“快刀”，因?yàn)檫@個(gè)模型需要人工輸入很多數(shù)據(jù)，比較雜亂，但是一旦輸入完成會(huì)瞬間完成統(tǒng)計(jì)、分類和比較，干干凈凈、清清楚楚，有種“快刀斬亂麻”的感覺。這個(gè)模型是用來比較預(yù)算數(shù)與實(shí)際數(shù)差異的，當(dāng)把實(shí)際的數(shù)據(jù)輸進(jìn)去后，可以自動(dòng)把數(shù)據(jù)歸屬到各個(gè)部門，同時(shí)給出實(shí)際值與預(yù)算值絕對(duì)差額與相對(duì)差額的比較。
我還幫我們部門小姑娘做了一個(gè)收款記賬模型。由于我們是互聯(lián)網(wǎng)金融公司，每天都有大量的客戶還款，苦逼的是我們沒有代收付系統(tǒng)（當(dāng)時(shí)還沒上線），只能手工統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶的還款情況，還要區(qū)分這筆款還進(jìn)來后，是還的本金，還是利息。為了減輕大家的工作量，耗費(fèi)數(shù)月完成收款記賬模型，取名為“颶風(fēng)”，是一個(gè)非常強(qiáng)大的系統(tǒng)。小姑娘只需要輸入客戶的還款金額，自動(dòng)生成本金、利息、違約金數(shù)據(jù)。同時(shí)從這個(gè)模型中延伸出各個(gè)小的模型，可以幫助風(fēng)控部門、運(yùn)營(yíng)部門生成他們要求的表格數(shù)據(jù)。此刻我才真正感覺到財(cái)務(wù)部門真的變成了數(shù)據(jù)中心，不是那個(gè)只會(huì)報(bào)銷的部門了。
做這么多模型，還有個(gè)原因，我這個(gè)人非常喜歡簡(jiǎn)潔、直接，任何重復(fù)性的工作、手工操作的工作，我都希望自動(dòng)化、智能化。財(cái)務(wù)部門不能再像以前那樣簡(jiǎn)單處理個(gè)數(shù)據(jù)就OK了，好多工作都能自動(dòng)化，不需要那么多人力。這也是為什么我一直呼吁身邊的財(cái)務(wù)趕緊轉(zhuǎn)型，往管理方向發(fā)展。
關(guān)于財(cái)務(wù)分析，我一般是先想好做哪些方面的分析，要解決什么樣的問題，然后從“颶風(fēng)”等模型里面取數(shù)據(jù)，生成圖表，對(duì)我的問題進(jìn)行說明。我寫的財(cái)務(wù)分析報(bào)告分幾個(gè)不同的模塊，不同模塊用到的數(shù)據(jù)源是不同的，為了方面，我把幾個(gè)模塊常用的數(shù)據(jù)模型化如何進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，放在一張表里面，我做分析的時(shí)候，調(diào)整一下幾個(gè)模塊的數(shù)據(jù)就OK了。
財(cái)務(wù)分析模型，我理解下來應(yīng)該不是一個(gè)模型如何進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，而是若干個(gè)模型的結(jié)合。
明天受邀參加“中國(guó)大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)大會(huì)”，我其實(shí)不是學(xué)技術(shù)的，不懂這些高科技的東西，但是對(duì)于他們的應(yīng)用非常感興趣，我覺得未來這些科技將會(huì)極大地提升我們的工作效率和生活質(zhì)量。
更多財(cái)稅咨詢、上市輔導(dǎo)、財(cái)務(wù)培訓(xùn)請(qǐng)關(guān)注理臣咨詢官網(wǎng) 素材來源：部分文字/圖片來自互聯(lián)網(wǎng)，無(wú)法核實(shí)真實(shí)出處。由理臣咨詢整理發(fā)布，如有侵權(quán)請(qǐng)聯(lián)系刪除處理。
400-835-0088
