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如何保持內(nèi)部審核有效性
作者魏富選
引言
質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性、有效性需要監(jiān)視和評(píng)價(jià)，它既是證實(shí)組織具有穩(wěn)定提供滿足顧客要求以及適用的法律法規(guī)要求的產(chǎn)品和服務(wù)的能力，也是為管理評(píng)審提供第一手的全面組織質(zhì)量管理工作的素材，足以體現(xiàn)內(nèi)部審核的重要性。認(rèn)證機(jī)構(gòu)每年的審核都要查閱其內(nèi)部審核的開展情況，其目的也是想通過(guò)內(nèi)部審核證明質(zhì)量管理體系保持其成熟度的能力，內(nèi)部審核如何才能保持其有效性，值得我們?nèi)ゲ邉澓吞接憽?/p>
質(zhì)量管理體系的建立、保持和持續(xù)改進(jìn)其中最重要的條款有9.2內(nèi)部審核、9.3管理評(píng)審、10.3持續(xù)改進(jìn)，第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)審核每年都要審查以上三個(gè)條款。從過(guò)程方法的角度理解，內(nèi)部審核為輸入，管理評(píng)審為活動(dòng)，持續(xù)改進(jìn)為輸出；內(nèi)部審核是作為組織的自我評(píng)價(jià)，對(duì)組織的質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性、有效性進(jìn)行監(jiān)視，以證實(shí)質(zhì)量管理體系是否符合GB/T19001《質(zhì)量管理體系 要求》或GJB9001C-2017《質(zhì)量管理體系要求》，以證實(shí)是否得到有效實(shí)施和保持，它是自我完善和改進(jìn)質(zhì)量管理體系的有效工具；質(zhì)量管理體系的成熟度也是通過(guò)內(nèi)部審核自我評(píng)價(jià)或聘請(qǐng)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)的。
產(chǎn)品質(zhì)量是設(shè)計(jì)和制造出來(lái)的，由過(guò)程決定的，它包括工作質(zhì)量（研產(chǎn)銷各階段輸入輸出的正確性,尤其是產(chǎn)品規(guī)劃和立項(xiàng)工作的前瞻性和正確性。）、設(shè)計(jì)質(zhì)量（設(shè)計(jì)成熟度；標(biāo)準(zhǔn)化通用化覆蓋率，達(dá)標(biāo)率）、部品質(zhì)量（部品的可靠性，不良率）、工藝質(zhì)量（制造的工藝水平，直通率）。這一切工作是由質(zhì)量管理體系來(lái)保證的，內(nèi)部審核是質(zhì)量管理體系的需要，是體系有效保持的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和有效手段，更是持續(xù)改進(jìn)的源泉。
從以上綜述可以說(shuō)明內(nèi)部審核的重要性，然而，回顧審核過(guò)有些組織，查閱了其內(nèi)部審核的資料，發(fā)現(xiàn)形式主義比較嚴(yán)重。沒(méi)有發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過(guò)程中影響質(zhì)量的不符合，發(fā)現(xiàn)不符合的糾正措施不到位，慢慢地內(nèi)部審核自我完善和改進(jìn)的作用消失殆盡，質(zhì)量管理體系隨之出現(xiàn)“兩張皮”現(xiàn)象。質(zhì)量是企業(yè)的生命變成一句空談，以顧客為關(guān)注焦點(diǎn)的承諾變成通過(guò)業(yè)務(wù)手段“救火”。
那么，如何才能夠?qū)?nèi)部審核變成有效的提高質(zhì)量管理體系水平的工具？
一、最高管理者必須重視內(nèi)部審核
質(zhì)量管理體系條款5.1領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾中明確：最高管理者對(duì)質(zhì)量管理體系的有效性負(fù)責(zé)。從質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的PDCA關(guān)系圖也不難看出，領(lǐng)導(dǎo)作用的核心地位。只有最高管理者的強(qiáng)力推動(dòng)，這個(gè)PDCA循環(huán)輪才能有效運(yùn)轉(zhuǎn)，只有最高管理者在經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)中融入質(zhì)量意識(shí)，員工才能真正感受到質(zhì)量第一的意識(shí)。內(nèi)部審核作為對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的監(jiān)視和評(píng)價(jià)的重要工具，其實(shí)就是最高管理者的“眼睛”，在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、尋找改進(jìn)機(jī)會(huì)、防止問(wèn)題重復(fù)發(fā)生和持續(xù)成功方面發(fā)揮著積極的監(jiān)視和督促作用。因此，要從收入和導(dǎo)向上高看內(nèi)審員一眼，把既懂管理又懂技術(shù)的能力強(qiáng)的員工充實(shí)到內(nèi)審員隊(duì)伍。
二、做好內(nèi)審員的業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)
人常說(shuō)“工欲善其事，必先利其器”，內(nèi)部審核的有效性較大程度上依賴內(nèi)審員的審核能力。通過(guò)內(nèi)審員的現(xiàn)場(chǎng)觀察、交談、查閱資料所得到的有效、真實(shí)、可追溯的審核證據(jù)，對(duì)比審核準(zhǔn)則形成審核發(fā)現(xiàn)，特別是暴露問(wèn)題的審核發(fā)現(xiàn)。內(nèi)審員的標(biāo)準(zhǔn)其實(shí)不亞于外審員，甚至比外審員要求更高如何有效開展體系內(nèi)審，他們是推動(dòng)企業(yè)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和保持的源泉。內(nèi)部審核的成功，很大程度上取決于內(nèi)審員是否能正確理解過(guò)程方法，是否能準(zhǔn)確把握標(biāo)準(zhǔn)要求，是否具有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的能力。
能力是靠培訓(xùn)和員工的自身努力，在實(shí)踐中磨練出來(lái)的。最高管理層任命了內(nèi)審員，人力資源部門要請(qǐng)專業(yè)培訓(xùn)老師對(duì)其進(jìn)行GB/T19001質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、GJB9001C質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、GB/T19011管理體系審核指南的培訓(xùn)，使其深入理解標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容和審核技能，用理論武裝頭腦。
組織的每次外部審核，應(yīng)安排內(nèi)審員作為認(rèn)證機(jī)構(gòu)外審老師的向?qū)?，在陪同的過(guò)程中，學(xué)習(xí)其審核的思路和方法，還可以請(qǐng)教對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用理解，提高內(nèi)審員的審核水平。
另外，應(yīng)采用內(nèi)審員以老帶新的方式，開展組織內(nèi)部審核，提高其實(shí)戰(zhàn)水平。鼓勵(lì)有能力的內(nèi)審員考取國(guó)家管理體系審核員，實(shí)現(xiàn)組織和員工的雙贏。
審核能力的培訓(xùn)并不是一蹴而就的，除了自我學(xué)習(xí)外，組織最高管理層要每年給予培訓(xùn)預(yù)算，對(duì)內(nèi)審員的管理體系標(biāo)準(zhǔn)理解持續(xù)培訓(xùn)，筆者的經(jīng)驗(yàn)是每一次的學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)有更深入的理解，這也是從內(nèi)審員新手生搬硬套到審核有效性提升的必由之路。
三、內(nèi)審工作實(shí)事求是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題
首先最高管理層帶頭深入內(nèi)審工作，實(shí)事求是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)于弄虛作假和無(wú)理取鬧者嚴(yán)肅處理，保持一個(gè)良好的內(nèi)部審核局面，這也是以身作則無(wú)聲地傳達(dá)質(zhì)量管理和符合質(zhì)量管理體系要求的重要性。
其次要拚棄把內(nèi)審員當(dāng)成了“烏鴉嘴”的思想意識(shí)，內(nèi)審不同于外審，外審主要是看符合性，是在收集正面肯定性證據(jù)的同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)了一些負(fù)面不符合的事實(shí)；而內(nèi)審主要是看有效性，著重發(fā)現(xiàn)負(fù)面的不符合，從問(wèn)題中找出一些系統(tǒng)性或區(qū)域性的問(wèn)題，以便持續(xù)改進(jìn)。
內(nèi)部審核是在以不影響組織正常經(jīng)營(yíng)情況下的一項(xiàng)活動(dòng)，說(shuō)到底要本著為組織服務(wù)的宗旨，依據(jù)組織實(shí)際情況策劃集中式或者滾動(dòng)式內(nèi)審如何有效開展體系內(nèi)審，審核要選擇有針對(duì)性的內(nèi)容，計(jì)劃可以隨時(shí)調(diào)整，薄弱環(huán)節(jié)能夠及時(shí)增加審核頻次，不符合項(xiàng)的跟蹤驗(yàn)證能夠成為日常的例行工作，持續(xù)改進(jìn)也能自然地成為長(zhǎng)效機(jī)制，員工就會(huì)思想上重視按體系文件要求照章辦事了。
現(xiàn)場(chǎng)審核是否到位直接影響到審核結(jié)果的準(zhǔn)確性，著重要把握好以下幾個(gè)原則：善觀察、抓線索；輕表面、重實(shí)質(zhì)；重證據(jù)，輕口信。譬如對(duì)關(guān)鍵過(guò)程的查看，如何全面評(píng)價(jià)過(guò)程的受控狀態(tài)：
1
①首先工藝要求是什么？（通過(guò)作業(yè)指導(dǎo)書、工程規(guī)范、圖樣等，評(píng)價(jià)其現(xiàn)行有效性、適宜性，以及修改的符合性。）
②其次查看否按工藝要求實(shí)施（觀察操作情況，及所用設(shè)備儀表、工裝治具、量具、測(cè)量系統(tǒng)是否與工藝要求一致？）
③查看是否執(zhí)行首件檢驗(yàn)？（首件標(biāo)識(shí)、首件檢驗(yàn)記錄）
④檢查設(shè)備儀表等、測(cè)量系統(tǒng)的維護(hù)保養(yǎng)、校準(zhǔn)鑒定，以及操作者的上崗資格與能力情況。
⑤檢查狀態(tài)、標(biāo)識(shí)管理，產(chǎn)品防護(hù)。
⑥查看不合格品控制是否滿足該過(guò)程的產(chǎn)品符合性、是否進(jìn)行了持續(xù)改進(jìn)？
要牢記內(nèi)審沒(méi)有“必須開多少個(gè)不合格報(bào)告“的指標(biāo)。審核的原則是實(shí)事求是，用獲得的審核證據(jù)作出客觀評(píng)價(jià)，事先均無(wú)定數(shù)。
在審核中應(yīng)認(rèn)真查閱文件和記錄，仔細(xì)觀察現(xiàn)場(chǎng)狀況，不放過(guò)任何一個(gè)細(xì)節(jié)。審核中凡事要多問(wèn)幾個(gè)為什么，并且換個(gè)角度思考問(wèn)題，是否有改進(jìn)空間，能不能做得更好？這樣的話就會(huì)提出許多有價(jià)值的建議。
四、審核組討論形成一致的不符合
在審核中應(yīng)關(guān)注對(duì)反復(fù)出現(xiàn)不合格和投訴的處理，關(guān)注是否按照過(guò)程流程做事，關(guān)注產(chǎn)品檢驗(yàn)發(fā)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范或作業(yè)指導(dǎo)書的檢驗(yàn)項(xiàng)目漏檢項(xiàng)，關(guān)注設(shè)計(jì)變更和工藝變更的充分性和適宜性。從質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)是否進(jìn)行了識(shí)別和有效控制，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題事實(shí)，看是否可能造成對(duì)體系運(yùn)行的失效或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量的影響。
對(duì)各內(nèi)審員發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審核組應(yīng)進(jìn)行匯總討論，分析和分類，從中找出一些系統(tǒng)性或區(qū)域性的問(wèn)題。對(duì)于這些帶有普遍性的問(wèn)題，要討論其解決是否會(huì)實(shí)現(xiàn)增值效果，是否會(huì)形成規(guī)范管理，達(dá)成一致形成不符合。這樣開出的不符合才會(huì)有分量，才能命中質(zhì)量管理的不足，從而體現(xiàn)內(nèi)部審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的有效性。
五、指導(dǎo)督促系統(tǒng)的改進(jìn)問(wèn)題完善管理
內(nèi)部審核工作不光是現(xiàn)場(chǎng)審核和開具不符合、撰寫審核報(bào)告了事。更重要的是對(duì)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的不符合的有效整改，以便指導(dǎo)督促持續(xù)改進(jìn)完善管理，這才是內(nèi)部審核的落腳點(diǎn)。這是判斷一個(gè)組織是否進(jìn)行有效內(nèi)審、質(zhì)量管理體系是否有效保持、質(zhì)量管理是否具有自我糾偏能力的最好判斷方法之一。
不符合的原因分析和糾正措施，內(nèi)審員要嚴(yán)格把關(guān)，要真正體現(xiàn)改進(jìn)“有效性”的價(jià)值。原因分析要追溯管理體系的符合性和有效性上，原因分析要多問(wèn)幾個(gè)為什么：
泰坦尼克號(hào)沉沒(méi)，最后生還僅790人，為什么會(huì)沉沒(méi)？因?yàn)榕c冰川相撞；為什么會(huì)與冰川相撞？因?yàn)閳?bào)警太遲；為什么報(bào)警太遲，因?yàn)閳?bào)警人沒(méi)有隨身攜帶望遠(yuǎn)鏡；為什么沒(méi)有帶望遠(yuǎn)鏡，因?yàn)闆](méi)有遵守安全規(guī)定；為什么沒(méi)有遵守安全規(guī)定，因?yàn)榘踩皇枪芾韺觾?yōu)先考慮的。
要將問(wèn)題追溯到管理上、機(jī)制上、技術(shù)上、意識(shí)上等的缺陷或不足，這才是原因分析到位，而不是就事論事的浮于表面。否則，糾正措施就沒(méi)有針對(duì)性，也會(huì)僅停留在表面，頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，浮于表面，不能從根本上解決問(wèn)題，糾正措施達(dá)不到預(yù)期結(jié)果。
培訓(xùn)只是糾正措施的方法之一，它主要是解決認(rèn)識(shí)上的問(wèn)題，對(duì)采取糾正措施要有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，決不能以生產(chǎn)任務(wù)重、時(shí)間不夠?yàn)橛?，不愿或不能用科學(xué)的態(tài)度和方法對(duì)不合格原因進(jìn)行分析，另外對(duì)于糾正措施能否舉一反三，按照PDCA循環(huán)，徹底消除問(wèn)題的發(fā)生，內(nèi)審員要給與指導(dǎo)和督促驗(yàn)證。
還需要注意的一點(diǎn)就是對(duì)上次的不符合的持續(xù)改進(jìn)效果再次驗(yàn)證，以保證改進(jìn)的長(zhǎng)效機(jī)制，切實(shí)提升組織的質(zhì)量管理水平。否則，糾正措施就起不到應(yīng)有的作用，內(nèi)部審核的有效性也會(huì)大打折扣。
結(jié)束語(yǔ)
有效開展內(nèi)部審核是提高組織質(zhì)量管理水平的抓手，對(duì)于想真正用質(zhì)量管理體系來(lái)管理組織提升其績(jī)效的組織，最高管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審核的重要性，善待內(nèi)審員，懂得“舍得”，只有這樣才能通過(guò)有效的內(nèi)部審核來(lái)評(píng)價(jià)體系的成熟度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，持續(xù)改進(jìn)，走上質(zhì)量管理良性發(fā)展之路。
魏富選
從事電子產(chǎn)品的研發(fā)、工藝、生產(chǎn)、計(jì)量、檢驗(yàn)、質(zhì)量工作20余年
現(xiàn)就職于陜西凌云電器集團(tuán)有限公司
QES體系策劃及運(yùn)作管理
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